Корпоративный праздник – как правильно? (20 шагов к успешному мероприятию)

Шибанова Анна,
директор, бизнес-тренер
Школы-студии системного
командообразования “Колесо”
г. Уфа

Вот уже 12 лет я непосредственно занимаюсь организацией корпоративных мероприятий – сначала в роли менеджера по персоналу крупной сети строительных супермаркетов, затем – в роли главного организатора провайдера услуг по организации праздников и тимбилдинга (teambuilding). В разные времена я побывала “по обе стороны баррикад”, проанализировав накопившийся, на мой взгляд – уникальный, опыт – решила поделиться им с вами. Ведь знаю “не понаслышке”, какое это трудное дело – организация корпоративных праздников. Предлагаю вам пошаговый план, который состоит из 20 пунктов, выверенных годами.

Если у Вас возникнут вопросы, замечания и идеи – всегда готова к открытому диалогу.

Итак, будем считать, что “все копья сломаны”, и вы приняли решение – в вашей Компании быть корпоративному празднику.

С чего начать?

Логичнее было бы начать сначала. Однако, в нашем случае – можно попытаться начать с финала статьи – краткого плана организации (20 шагов к успешному мероприятию).

И с чего бы вы в итоге ни начали – целесообразно начать с цели.

Цель корпоративного мероприятия – это первое и главное.

Если Вы не можете сформулировать цель проведения мероприятия – не стоит тратить ресурсы.
Какие бывают цели мероприятий и откуда они рождаются? Рождаются цели из потребностей.
Потребность – цель – средство.

Давайте определимся с терминами. В нашем случае под словом “потребность” будем понимать необходимость назревших изменений в Компании.
Например, есть необходимость познакомить сотрудников с чем-то новым и важным (создана миссия, написан гимн, произведен брендинг или ребрендинг), пришло много новых сотрудников и им необходимо быстро познакомиться друг с другом и с Компанией, необходимо показать сотрудникам другие подразделения Компании, дать понимание “какая у нас сильная, большая и перспективная Компания”, отметить начало или завершение крупного проекта, года иди другого отчетного отрезка в работе, повысить лояльность сотрудников к Компании, сплотить коллектив, научить коллег эффективно взаимодействовать при решении сложных задач перед планируемым рывком вперед, открытием нового направления в работе, создания и поддержания оперативной команды под проект, попытка решения конфликтных ситуаций в коллективе, знакомство с целями, планами и задачами компании на будущее, подведение итогов, подведение результатов корпоративных конкурсов и многое – многое другое…

Итак, цель определена, проговорена, а лучше – прописана.

Что дальше?

Дальше необходимо из цели прописать задачи. То есть, цель – это то, чего нужно достичь, а задачи – способы приближения к цели.
Организация корпоративного праздника (корпоративного мероприятия) – одна из задач.

Теперь нам необходимо понять, для кого мы организуем праздник? Кто будут участники, гости, зрители?

Целевой аудиторией для организации корпоративного праздника могут быть сотрудники Компании, их семьи, клиенты компании, партнеры, потенциальные потребители товаров и услуг и т.д. Следовательно, и ориентироваться в выборе способа проведения праздника нужно на целевую аудиторию, а не на руководителя Компании, принявшей решение проводить праздник (если только руководитель в данном конкретном случае не является целевой аудиторией, например, вы проводите праздник в честь Дня Рождения руководителя, хотя и в этом случае, на мой взгляд, людьми для которых проводится праздник являются сотрудники, а День Рождения руководителя – только информационный повод).

Что такое информационный повод?

Информационный повод – это актуальные дата, событие к которому может быть приурочен праздник, иногда информационный повод является отправной точкой или темой при написании сценария праздника.

Предположим, что информационным поводом в нашем случае являются 23 февраля и 8 марта (многие Компании уже давно совмещают эти два информационных повода для одного корпоративного праздника).

Теперь мы знаем цель (пусть будет – знакомство новых сотрудников с Компанией, повышение лояльности, сплочение, награждение сотрудников за успешно отработанный год), целевая аудитория – сотрудники Компании, информационный повод – совмещенный праздник 23 февраля и 8 марта.

Вот теперь нужно выбрать (назначить) ответственного за организацию праздника внутри Компании (например, специалиста отдела персонала, отдела рекламы, отдела маркетинга и т.д, в любом случае это должен быть давно работающий сотрудник, знающий корпоративную культуру Компании изнутри, человек, которому доверяют и сотрудники и руководители).

Вы спросите – а кто же совершал предыдущие действия, принимал решения и проводил анализ ситуации? Конечно – руководители! Очень часто в Компаниях это функция топ-менеджмента, руководителя отдела управления персоналом, директора филиала, а иногда и учредителя Компании.

Далее задаемся вопросом – какова идея нашего праздника? Как мы хотим оформить праздник, наполнить его, где его провести, в каком контексте и т.д.?

Согласна, вопросы эти не простые и однозначно на них ответить трудно, одним нравится одно, другие увлекаются другим…

Самое простое решение провести анкетирование (возможно даже анонимное) – узнать чего хотят сотрудники и по общим тенденциям принять решение о форме проведения праздника. Например, большинство сотрудников хотят оригинального праздника, не просто выпивать и закусывать в ресторане, хотят чего-то активного, веселого и чтобы все были вовлечены в процесс, многие хотят прийти на праздник со вторыми половинами, а некоторые – с детьми… Не простая задачка, верно?

С такой задачей бывает трудно справиться одному организатору из числа сотрудников Компании, и даже если организовать внутри Компании мозговой штурм – бывает непросто найти решение, удовлетворяющее все запросы…

В этом случае рекомендуем обратиться к внешним организаторам праздников. Сейчас на рынке event-услуг работает очень много компаний, организующих праздники. Можно предположить – у них большой и богатый опыт в смысле оригинальных идей и их воплощения в жизнь, и они, взяв на себя основную часть забот по организации, сделают все на высшем уровне, и ваш праздник будет незабываемым…

В этом сезоне Школа-студия системного командообразования “Колесо” предлагает своим клиентам оригинальную программу “Масленица” для проведения совмещенного праздника 23 февраля и 8 Марта, это праздник соответствует указанным выше предполагаемым пожеланиям – большинство сотрудников хотят оригинального праздника, не просто выпивать и закусывать в ресторане, хотят чего-то активного, веселого и чтобы все были вовлечены в процесс, многие хотят прийти на праздник со вторыми половинами, а некоторые – с детьми… Праздник в форме народных гуляний – и активно, и позитивно и оригинально!

Но не всегда сотрудничество с event-компанией дает ожидаемый результат.

Все дело в выборе провайдера. К этому вопросу нужно подходить очень внимательно, ведь от этого зависит, каким будет ваш праздник.

Если вы приняли решение о том, что ваш праздник будет более активным, чем просто посиделки за праздничным столом – стоит выбирать компании, которые профессионально занимаются организацией именно активных программ, они и посиделки вам организуют без проблем. А вот компания, которая “собаку съела” на проведении традиционных праздников (в ресторане с артистами) не всегда хорошо справится с задачей организации тимбилдинга. Таким образом, выбираем в празднике самую важную и сложную часть и под нее находим провайдера. В качестве предоставляемых услуг этого провайдера тоже необходимо убедиться. Но как это сделать? Ведь услуги нельзя “потрогать” заранее (в отличие от товара) и понять – качественная услуга у этого провайдера или не совсем. В этом случае хорошо работает “сарафанное радио” или по другому – отзывы. Найдите людей и организации, которые уже пользовались услугами этого провайдера и попросите их дать отзыв об их работе. Из нескольких отзывов можно получить вполне отражающую действительность “картинку”, и только тогда принимать решение о сотрудничестве.

Обратите также внимание на Договор – все максимально должно быть прописано и отражать реальные договоренности – что, где, когда, каким образом и т.д. Чем больше вопросов и мелких деталей – тем лучше.

Ну вот, провайдера выбрали, максимально детальный Договор заключили… Можно выдохнуть?

Предполагая ваше желание услышать “да”, смело говорю: “Нет!”

Очень важная работа по организации корпоративного мероприятия – внутренний его пиар!

Что такое внутренний пиар мероприятия?

Теперь вы понимаете, какое у вас должно получиться мероприятие, для кого оно, из чего состоит, какие цели преследует и какие задачи решает. Но об этом знаете только вы, компания-провайдер и, возможно, руководитель, который подписывал Договор.

Очень часто сотрудники не владеют информацией – куда и зачем они едут до момента прибытия на место проведения мероприятия, правильно ли это?

Чем руководствуются менеджеры компании в организации такого мероприятия?

Я считаю, что не правильно не сообщать сотрудникам заранее о формате мероприятия. Более того, было бы совсем не лишним заранее (за -1-2 месяца) начинать готовить сотрудников к предстоящему мероприятию, проводить презентации праздника, рождая тем самым у сотрудников желание пойти на мероприятие и согласовать свои личные планы.

Еще один важный вопрос, который рождает массу споров – принуждать ли сотрудников к походам на корпоративные мероприятия?

Наш ответ однозначен – никогда! Насилие (ни в каком виде) в партнерских отношениях между работником и работодателем неприемлемо. А как все мы помним, крепостного права и рабства у нас в стране нет. Так что же делать? Мотивировать!

Сотрудникам нужно правильно и очень заранее презентовать проект праздника, ответить на все вопросы, заинтересовать, увлечь. И очень важно в этом смысле иметь в Компании системность мероприятий – ведь если прошлое мероприятие прошло успешно и сотрудники, посетившие его рассказывают другим как было здорово – на следующем мероприятии будет больше народу, но будут интересоваться программой и составляющими, вникать в нюансы, чтобы принять решение “идти – не идти, интересно – не интересно”, а ваша задача довести уровень корпоративной культуры и праздников в частности до убеждения, что все ваши мероприятия всегда интересны и хорошо.

Тогда, при первой информации в Компании – скоро корпоративный праздник – у вас будет очередь стоять из желающих записаться в список, при этом почти никого не будет интересовать, что в этот праздник будет входить.

Таким образом, мы подобрались к следующему шагу.

Необходимо составить список желающих присутствовать на мероприятии.

Я это делала просто. Вывешивала в самом часто посещаемом сотрудниками месте – столовой – чистый лист с заголовком “Список на мероприятие такое-то тогда-то” и привязывала ручку – все желающие своей рукой туда вписывали свою фамилию и имя при желании участвовать. Также важно указать до какого времени список будет висеть, а когда список закрывается; и желающие смогут попасть на мероприятие после закрытия списка только вместо кого-то (если кто-то вдруг откажется в силу разных обстоятельств).

Есть еще один нюанс. А как обеспечить явку всех записавшихся? Чтобы не получилось так – записалось 100 человек, а реально пришло 70? Чтобы Компания зря не тратила деньги на тех 30, которые не пришли?

Я в своей практике работы HR-менеджером поступала так:

– не можешь идти, сообщи заранее (указывала конечную дату принятия решения);

– найди себе замену (после закрытия списка);

– частичная оплата праздника сотрудниками (например, 70% – Компания, 30% – сотрудник) – чтобы личный взнос мотивировал к посещению, а в случае “прогула” – компенсировал хоть как-то издержки.

Не стоит требовать с сотрудников 100% оплаты праздников.

Хотя, я знаю примеры праздников со 100% добровольной оплатой сотрудниками с высокой корпоративной культурой в Компании, когда в связи с кризисом у Компании не оказалось денег на подобные мероприятия – от праздника решили не отказываться и провели его “за свой счет”.

Не стоит проводить праздники в законные выходные. На мой взгляд, лучшим способом будет частично сократить рабочий день для тех, кто идет на праздник, чтобы лишь немного занять праздником вечернее личное время сотрудников. При этом, не идущие на праздник работают полный рабочий день, и производство не останавливается.

Внутренний организатор должен во все внимательно вникнуть, все прописать и все четко подготовить. Чтобы ничего не забыть я мысленно представляла себе хронологию уже самого дня праздника. Таким образом “вспоминались” многие важные нюансы. Максимально подробно постарайтесь представить себе день праздника – и все записать, чтобы ничего не забыть.
Составьте список – что нужно сделать, отмечайте сделанное и никогда не выезжайте на мероприятие не посмотрев в этот листочек – за 3 дня, за 1 день и непосредственно перед выходом к автобусу.

Обязательно перед праздником, необходимо провести работу с сотрудниками по инструктажам: как одеваться, как доехать и т.д. – дать всю полную информацию о празднике.

Некоторые руководители любят делать “сюрпризы” своим сотрудникам, вывозя их на мероприятие в лес, не предупреждая об этом. В этом нет ничего прекрасного! Люди приезжают в юбках, на каблуках и т.д., чувствуют себя при этом некомфортно и ни о какой лояльности к Компании речь не идет.

Важно проконтролировать прибытие участников своевременно к месту начала мероприятия.
И не менее важно – организовать и проконтролировать зависящий от вас процесс так, чтобы все четко “случалось” в указанное в договоре время.

Когда праздник состоит из многих составляющих, нужно, чтобы каждая “скрипка” вступала вовремя и играла заранее обговоренную “партию”, только тогда “оркестр” выступит “на ура”!

Если внутренний организатор берет на себя часть необходимых услуг из общего праздника (часть услуг оказывает провайдер, а часть услуг организовывает сама Компания в лице внутренних организаторов, например – закуп спиртного, заказ автобуса, закуп подарков и т.д.) – необходимо очень ответственно к этому подойти, ведь от ваших действий зависит весь исход праздника.
Если в празднике задействованы артисты, заказана база, фейерверк и т.д. – все это часто делают разные подрядчики, с ними заключаются отдельные договоры, в которых указано время выступления (аренды базы), а в день у них может быть несколько выступлений (заказов), поэтому любая задержка может “сорвать” одно или несколько выступлений и задуманный праздник от этого только проиграет, а также у них может быть повременная оплата и прочие нюансы.

Чем из большего количества разнообразных услуг составлена программа – тем больше вашего внимания требуется для соблюдения повременной программы.

Важно также – своевременно оплатить провайдерам, ведь от даты оплаты тоже зависит качество вашего будущего мероприятия; заранее сделайте необходимые закупки.

Обговорите с потенциальными участниками, что все с собой непременно берут хорошее настроение. У тех, у кого оно не очень хорошее в данный момент – пусть тоже берут, почти всегда на хорошем празднике оно улучшается и люди забывают свои проблемы. И очень важно привить в Компании привычку активности и позитивности.

Участникам (а тем более – внутреннему организатору) следует соблюдать меру в употреблении спиртных напитков во время банкета, все-таки корпоративный праздник – это рабочее мероприятие, хоть и неформальное. Если не знаете меры или не можете себя контролировать – лучше вообще не пейте – веселиться можно и без возлияний.

Если запланирована активная часть праздника в виде тимбилдинга – не стоит его совмещать со спиртным (это может быть травмоопасно, в состоянии даже легкого опьянения сложнее понять задачу и коллег, договориться, выполнить ее в указанное время и по озвученным правилам – результат обучения в таком случае значительно снижается).

Стоит ли совмещать обучение и отдых?

Да! Только есть условия – как это сделать правильно.

Нельзя сообщать сотрудникам, что вы едете на тренинг (обучение), а в результате проводить только развлечения и банкет (отдых).

Или наоборот – говорить, что едете отдыхать, а на самом деле организаторами заказывается тренинг. В итоге, люди настраиваются на одно, а получают другое, следовательно ожидания не оправдываются и оценка праздника значительно снижается.

Так как же правильно совместить отдых и обучение?

Праздник надо разделить на блоки (и об этом заранее сообщить сотрудникам):

– обучающий блок (тимбилдинг, во время которого мы будем обучаться эффективно взаимодействовать с коллегами);

– банкетный блок (после обучения с развлекательной программой и небольшим количеством спиртного).

На мой взгляд, наиболее эффективный праздник со всех сторон (и для решения задач руководителя и для удовлетворения желаний сотрудников) – это праздник “обучение + развлечения”.

Ибо праздник состоящий только из банкетной части менее результативен и интересен, а иногда и несет вред Компании.

Праздник в виде только обучающего блока также распространен в последнее время – он исключает негативные последствия неумеренности, можно ограничиться лишь недолгим фуршетом после активной части (обучающего блока) или вовсе исключить фуршет.

А между тем, корпоративные праздники являются индикаторами развитости корпоративной культуры и в целом успешности организации.

Если на ваши праздники люди с удовольствием ходят и мероприятия проходят регулярно и эффективно – это говорит об эффективности работы всей компании:

– компания хорошо зарабатывает и может тратить деньги на праздники;

– у компании много хороших информационных поводов;

– отдел персонала работает эффективно, правильно подбирает сотрудников, работает с ними (адаптирует, обучает, сопровождает праздники, сотрудникам комфортно в организации и они работают с удовольствием и с полной отдачей и т.д.);

– у руководителей и работников взаимовыгодное и приятное партнерское сотрудничество.

Обязательно у праздника должно быть четкое начало и финал.

Но с окончанием самого праздника не заканчивается работа по его организации.

Ни в коем случае нельзя забыть о подведении итогов после мероприятия, сборе отзывов и их анализе, постпраздничном пиаре события, работе над ошибками, подписании актов, составлении финансовой отчетности.

К сожалению, навык организации хороших мероприятий оттачивается годами, возможно, мои наработки ускорят ваш процесс.

Ну и в качестве резюме, предлагаю вашему вниманию –

Краткий план организации корпоративного мероприятия

(20 шагов к успешному мероприятию):

1. Сформулировать цель мероприятия (если Вы не можете этого сделать – не проводите мероприятие).

2. Исходя из цели – прописать задачи, в числе которых может быть и сама организация праздника; и задачи, которые этот праздник может решить.

3. Выявить целевую аудиторию для проведения праздника.

4. Найти подходящий информационный повод для праздника.

5. Выбрать (назначить) ответственного за организацию праздника внутри Компании.

6. Найти идею для нашего мероприятия (например, масленица, пейнтбол, лыжная гонка и т.д. возможно совместно с провайдером event-услуг, желательно провести анкетирование сотрудников).

7. Выбрать провайдера праздничных услуг (в случае необходимости).

8. Заключить подробнейший договор с провайдером.

9. Провести внутренний пиар мероприятия (“соблазнить” сотрудников прийти на мероприятие, желательно за 1-2 месяца до его начала).

10. Составить список желающих присутствовать на мероприятии.

11. Замотивировать потенциальных участников в соответствии со списком прибыть на мероприятие.

12. Со стороны внутреннего организатора все максимально тщательно подготовить (и прописать – это помогает в организации) – самостоятельные услуги, закуп спиртного, подарков и т.д.

13. Тщательно проинструктировать каждого потенциального участника о предстоящем мероприятии и обговорить все детали, ответить на все вопросы, дать всю необходимую информацию.

14. Обеспечить своевременное прибытие участников на место проведения мероприятия, а также зависящие от вас услуги в четком соответствии со временем, указанным в договоре.

15. Максимально активно и позитивно участвовать в праздничных мероприятиях.

16. Внутреннему организатору произвести все контрольные действия по организации трансфера участников с места проведения мероприятия, а также – дополнительные необходимые действия для завершения мероприятия (сбор участников, проверить и забрать оставшиеся вещи и т.д.).

17. Подписать Акты выполненных услуг с провайдерами. В случае факта предоставления не качественных услуг – написать и отправить Претензию, чтобы вернуть часть средств.

18. Составить финансовые отчеты, которые приняты в вашей Компании по проведенному мероприятию.

19. Собрать отзывы о мероприятии с участников. Разместить новость о мероприятии, фото и отзывы на корпоративном портале или другим способом довести прошедшее событие до сотрудников.

20. Провести анализ проведенного мероприятия и работу над ошибками.

К сожалению, на следующий день после праздника невозможно отследить достижения всех целей, а тем более просчитать финансовый результат вложений, но по косвенным признакам можно понять – эффективен ли праздник в вашей Компании.

Мы (Школа-студия системного командообразования “Колесо”) желаем вам исключительно хороших праздников, успешности Компании и благополучия сотрудникам!

Ведь мы знаем, что сделать счастливыми конечных потребителей могут только счастливые сотрудники!

29.01.2013г.

Тимбилдинг (teambuilding), командообразование, веревочный курс, корпоративный праздник, Новый год, 8 Марта, 23 февраля, тренинг командообразования в г. Уфа – мы делаем это лучше!

Ваша Школа – студия системного командообразования «Колесо» (8-917-402-45-45) – действительно командообразование!