Как выбрать партнера для мероприятия?

Журнал «Справочник по управлению персоналом», номер 10-2006

Как выбрать идеального партнера для организации корпоративного мероприятия, чтобы праздник удался и не остался в памяти скучной «обязаловкой»?

Опыт проведения тендеров компанией «Амплуа-Брокер» позволил сформулировать несколько общих правил, которые помогут сэкономить время и избежать неприятных сюрпризов.

Мария Долгачева, руководитель отдела брокерских услуг «Амплуа-Брокер», президент координационного комитета ASTD Global Network Russia, г. Москва

Непраздный вопрос

Решение принято – «празднику быть».

Теперь HR-менеджеру нужно ответить на вопрос далеко не праздный: организовать ли мероприятие собственными силами или привлечь внешних провайдеров?

Слово «самодеятельность» давно перестало быть ругательным и теперь подразумевает инструмент работы с сотрудниками, который прочно вписался в корпоративную культуру компании. Праздники, устроенные самостоятельно, зачастую остаются в памяти людей как самые лучшие, причем запоминается не только проведение, но и их организация.

При подготовке нового проекта мы с коллегами спрашиваем клиентов, в первую очередь, о том, какое из прошедших корпоративных мероприятий они считают эталонным.

Один из самых ярких рассказов был как раз о Дне рождения компании (промышленного предприятия), празднование которого было организовано службой персонала. За три месяца сотрудники написали оригинальную пьесу о жизни фирмы, с помощью театральной мастерской подготовили костюмы и декорации, даже дизайн праздничного зала был разработан собственными силами. При этом уровень мероприятия был весьма высоким, что подтверждает и видеозапись, которую делали «для истории».

Итак, если вы чувствуете в себе силы самостоятельно организовать и провести такое событие, сотрудники вашего HR-отдела обладают достаточными знаниями и умениями в области event-менеджмента, а, например, самодеятельный концерт точно отвечает духу компании, – это ваш вариант праздника.

Единственный минус, который иногда перевешивает все плюсы: прямые затраты на подготовку мероприятия, сложенные с косвенными (суммарное рабочее время сотрудников, участвующих в подготовке), иногда делают событие весьма дорогостоящим. В любом случае, взвесив все «за» и «против», нужно сделать выбор – работать самим или привлечь агентство.

Путеводитель по рынку

Рынок провайдеров в области организации корпоративных мероприятий развит прекрасно, как в Москве, так и в большинстве других регионов.
Поэтому следующий вопрос: кого выбрать, чье предложение принять, кому доверить бюджет? Есть множество профессиональных ресурсов, печатных изданий и интернет-порталов, на которых несложно найти списки event-компаний, описание и перечень услуг, вплоть до примерных сценариев. Наша компания при выборе будущего партнера, как правило, организует тендер – открытый или ограниченный по условиям, в зависимости от поставленной задачи.

Как следует из названия, открытый тендер подразумевает, что к участию в конкурсе приглашаются все желающие фирмы-провайдеры, при условии, конечно, что они работают в профильном секторе. Заявление об открытом проекте можно сделать через различные СМИ (газеты, журналы, интернет-порталы). Такой способ сбора предварительных предложений хорош, если нужно максимально изучить рынок и ознакомиться с большим количеством компаний. К тому же неиспользованные в этот раз предложения – разные по уровню и бюджету – послужат базой для работы в будущем. Но и минусом открытого тендера мы считаем именно большой поток информации, для обработки которой, возможно, придется выделить отдельного сотрудника.

Если же вы можете самостоятельно сузить задачу и круг поиска, то стоит подумать об ограниченном по условиям тендере. Как это сделать?
Попробуйте сформулировать, что ваша компания хочет получить в результате, т. е. каким вы видите мероприятие. Представьте его во всех деталях, чтобы подготовиться к вопросам, которые будут задавать претенденты на роль организатора.

Подготовительная работа

Вот примерный список тем, по которым провайдеры будут задавать вопросы:

– формальные характеристики мероприятия – дата, продолжительность, количество участников и уровень их должностей в компании, общий формат мероприятия (выезд за город – насколько далеко; торжественный обед – в ресторане какого уровня; поездка за рубеж – предпочитаемый регион);

– технические условия, а также связанные с ними собственные возможности компании, например свое оборудование (скажем, световое – для дискотеки) или самостоятельная организация логистики (оформление виз, билетов для поездки, заказ номеров в отеле);

– примерный бюджет. Как известно, он может варьироваться от суммарной стоимости ужина и аренды музыкального оборудования до бесконечности. Один из самых ярких примеров «звездного» по бюджету мероприятия – празднование юбилея крупного банка. По сценарию был запланирован настоящий карнавал, и для всех сотрудников в атмосфере строжайшей тайны шились карнавальные костюмы. Под каким предлогом и как снимались для них мерки – это отдельное ноу-хау event-компании. Праздник, в итоге, вышел грандиозный;

– цели мероприятия – одна или несколько (например, просто отпраздновать Новый год, либо торжественно отметить День рождения компании, совместив его с несложным тренингом или днем оглашения финансовых итогов / стратегии на ближайшие пять лет);

– особенности корпоративной культуры, которые следует принять во внимание провайдеру;

– ответственные лица – один или несколько человек, принимающих окончательное решение.

Вся эта информация, сведенная в единую таблицу, станет заявкой, которая рассылается будущим участникам тендера. Будьте готовы ответить на уточняющие вопросы.

Позволим себе совет относительно пункта, касающегося формата праздника. Если вы не уверены, что именно хотите увидеть в сценарии, четче формулируйте критерии успешности мероприятия. Например, вместо фразы «Нам бы вечеринку в стиле латино или что-то похожее» – лучше: «Наша задача – повысить лояльность сотрудников / уровень креативности» или «Это просто отдых, без дополнительной смысловой нагрузки».

Что еще должно быть в заявке для провайдеров? Безусловно, это требование указать информацию по всем интересующим вас пунктам, чтобы вы могли максимально полно сравнить разные предложения. И конечно, дата, после которой они приниматься не будут. Поверьте, если предложение поступило несвоевременно, это вполне может «аукнуться» потом несоблюдением сроков подготовки мероприятия. Однако и сами будьте пунктуальны и придерживайтесь установленных правил. Один из немногих «несложившихся» проектов в моей практике был связан как раз со взаимным несоблюдением сроков. Сначала провайдер, небольшое креативное агентство, попросил нас и клиента немного сдвинуть дату сбора предложений, на что мы охотно согласились, поскольку ожидали очень интересный сценарий.

Затем взял паузу клиент: сотрудник, принимающий окончательное решение, отбыл в командировку. Следующий «временной провал» случился на этапе детализации сценария. Итог, увы, оказался печальным для всех. В последний момент, из-за боязни не успеть с организацией и логистикой, клиент принял решение обратиться к старому подрядчику – ресторану, который проводил для этой компании несколько скромных праздников. Так что призыв к взаимной пунктуальности и соблюдению условий и сроков – это не просто дань цивилизованным отношениям, а реальная экономия времени и нервов.

Итак, предварительная работа закончена, участники тендера получили заявку (ее примерную форму см. в приложении) и подготовили по ней предложения. Вам остается только рассмотреть их, держа в уме два простых правила эффективного тендера:

1. Все участники получают равный объем информации о заказе и клиенте.

2. Предложения всех участников предоставляются в единой форме, по одинаковым информационным пунктам, в определенные, заранее оговоренные сроки.

Выбор

Этапы работы по выбору провайдера таковы:

– формирование заявки (внутренняя работа);

– оповещение рынка о тендере (в случае, если он открытый) или определение longlist провайдеров;

– предоставление заявки выбранным провайдерам;

– сбор предварительных предложений; первый этап отбора – встречи, презентации решений;

– при необходимости, второй этап отбора – детализация предложений, второй раунд встреч;

– финальный выбор, юридическое оформление контракта.

На что нужно обращать особое внимание при выборе провайдера – это решать придется самостоятельно, ориентируясь на индивидуальные предпочтения, а не только на общие рекомендации. Значение может иметь, к примеру, количество сотрудников, выделенных компанией для работы с вашим проектом, число субподрядчиков, принимающих участие в подготовке мероприятия, а также то, насколько глубоко проработан договор. Будьте готовы и к взаимному недовольству.

Однако некоторых неровностей, скорее всего, удастся избежать, если заранее ознакомиться со списком возможных претензий.

Чего не любит провайдер

За три с лишним года работы по организации тендеров нам удалось составить своего рода набор типичных претензий, которые стороны предъявляют друг другу.

Так, провайдеры не приветствуют ситуации, когда:

– предложения рассматривает лицо, не принимающее окончательного решения;

– без объяснения причины заявка снимается после второго раунда переговоров (с уже осуществленной детализацией предложения);

– заказчик не может четко сформулировать свои пожелания;

– клиент начинает самостоятельные переговоры с субподрядчиками.

Чего не любит заказчик

В свою очередь, клиент может быть недоволен в том случае, если провайдер:

– не может представить детализированное адаптированное предложение на втором этапе, предлагает стандартные решения;

– не соблюдает сроки;

– недостаточно понимает корпоративную культуру заказчика;

– чрезмерно использует услуги субподрядчиков.

***

Надеемся, наш опыт будет вам полезен, когда вы решите провести тендер среди организаторов корпоративных мероприятий.

Желаем вам встреч исключительно с профессиональными, тонко понимающими потребности клиента специалистами!

Источник: Журнал “Справочник по управлению персоналом”

Тимбилдинг (teambuilding), командообразование, веревочный курс, корпоративный праздник, Новый год, 8 Марта, 23 февраля, тренинг командообразования в г. Уфа – мы делаем это лучше!

Ваша Школа – студия системного командообразования «Колесо» (8-917-402-45-45) – действительно командообразование!